Sumário4 seções
Mudança de cidade, aposentadoria, novo emprego: há muitos motivos para fechar o consultório. O cuidado com pacientes e arquivos é o que fecha bem essa etapa. Visão geral em guarda do prontuário.
Checklist
- Avisar os pacientes com antecedência (idealmente 30–60 dias)
- Trabalhar o encerramento em sessão — veja encerramento do processo
- Encaminhar quem precisa continuar — art. 1º, "k", do Código de Ética
- Organizar prontuários e documentos
- Salvar prontuários e documentos do sistema digital antes de cancelar
- Definir onde e como os arquivos ficarão guardados
- Comunicar o CRP, conforme o caso
- Encerrar ou alterar o CNPJ e o registro de PJ — veja cadastro de PJ no CRP
Destino dos arquivos
| Situação | Conduta |
|---|---|
| Psicóloga autônoma encerra o consultório | Continua responsável pela guarda pelo prazo mínimo |
| Saída de instituição, com substituta | Repasse do material, registrado no CRP |
| Saída de instituição, sem substituta | Material lacrado e entregue ao responsável técnico |
| Extinção do serviço de psicologia | Informar o CRP, que providencia a destinação |
| Morte ou doença incapacitante | A família busca orientação do CRP para repassar os materiais |
Comunicado aos pacientes
Olá, Mariana. Quero conversar com você sobre uma mudança: vou encerrar meus atendimentos no consultório no dia 30 de novembro, por mudança de cidade. Até lá, seguimos com as nossas sessões e vamos trabalhar juntas esse encerramento.
Se você quiser continuar o acompanhamento, posso indicar colegas de confiança e, com a sua autorização, passar a elas as informações necessárias para a continuidade.
Seus registros continuarão guardados com sigilo pelo prazo previsto nas normas do Conselho Federal de Psicologia, e você pode pedir cópia a qualquer momento pelo e-mail ______.
Comunique pessoalmente, na sessão, e depois por escrito. O Código de Ética pede que, quando não puder continuar o atendimento, a psicóloga sugira outros colegas e forneça ao substituto as informações necessárias à continuidade (art. 1º, “k”).
Prontuário digital
- Salve prontuários, documentos e anexos antes de cancelar o sistema.
- Guarde o material salvo com criptografia, senha e cópia de segurança.
- Leia as cláusulas de exclusão de dados do fornecedor, como orienta o Manual Orientativo do CFP (2025).
No DocsPSI, não há exportação automatizada: antes de cancelar, salve seus documentos em PDF e seus áudios. Depois do cancelamento, os dados ficam guardados por 180 dias e então são excluídos. O prazo de guarda continua sendo seu.
Veja prazo de guarda e prontuário eletrônico.
Perguntas frequentes
O que fazer com os prontuários ao fechar o consultório?
Continuar guardando pelo prazo mínimo, com sigilo e segurança. Em caso de extinção do serviço, o art. 15 do Código de Ética determina informar o CRP.
Preciso avisar os pacientes que vou fechar o consultório?
Sim, com antecedência, trabalhando o encerramento e encaminhando quem precisa continuar.
O que acontece com os prontuários se a psicóloga morrer?
A família pode buscar orientação do CRP e repassar os materiais, garantindo o acesso seguro aos pacientes.
Posso descartar os prontuários ao fechar o consultório?
Só os que já cumpriram o prazo mínimo de guarda, contado do último registro, e sem motivo para ampliar (processo, pedido de acesso, paciente menor de idade). Os demais continuam guardados. Registre o que foi descartado e quando. Veja prazo de guarda do prontuário.
Referências: Conselho Federal de Psicologia. Código de Ética Profissional do Psicólogo, arts. 1º e 15 · Resolução CFP nº 06/2019, art. 15 · Manual Orientativo de Registro e Elaboração de Documentos Psicológicos (CFP, 2025).
Procurando outro tema?
Busque pelo título ou pelo assunto entre todos os guias do blog.