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Guardar bem é tão importante quanto registrar bem. É o prontuário guardado que sustenta a sua atuação numa fiscalização, num processo ou num pedido do paciente, e que garante a ele o acesso ao que é seu direito. Este guia reúne as regras de guarda, compara papel e digital, mostra o que fazer nas situações especiais e aponta os guias de cada tema. Visão geral do registro em prontuário psicológico.
Regras principais
| Tema | Regra | Fonte |
|---|---|---|
| Prazo | Mínimo de cinco anos, contados do último registro | Resoluções CFP nº 01/2009 (art. 4º, § 1º) e nº 06/2019 (art. 15); Manual Orientativo (2025) |
| O que guardar | Registros, documentos emitidos e todo o material que os fundamentou, físico ou digital | Resolução CFP nº 06/2019, art. 15 |
| Ampliação | Por lei, decisão judicial ou necessidade do caso; 20 anos para prontuários em estabelecimentos de saúde; crianças e adolescentes ao menos até a maioridade | Resolução CFP nº 06/2019, art. 15, § 2º; Manual Orientativo |
| Local | Que garanta sigilo e privacidade, à disposição dos Conselhos para orientação e fiscalização | Resolução CFP nº 01/2009, art. 4º, § 2º |
| Responsabilidade | Psicóloga e instituição em que o serviço foi prestado | Manual Orientativo, com base nas Resoluções nº 01/2009 e nº 06/2019 |
| Interrupção do trabalho | Zelar pelo destino dos arquivos confidenciais | Código de Ética, art. 15 |
O cálculo do prazo, com exemplos, está em prazo de guarda do prontuário.
Papel ou digital: como guardar
O Manual Orientativo do CFP (2025) faz recomendações concretas para cada meio.
| Papel | Digital | |
|---|---|---|
| O que o Manual recomenda | Armários com chave; sala privativa, entre outras medidas | Computador privativo; senhas pessoais e intransferíveis nas máquinas, arquivos e plataformas |
| Riscos típicos | Incêndio, umidade, extravio, acesso de terceiros ao armário | Vazamento, conta compartilhada, perda de senha, falta de cópia de segurança |
| Boas práticas | Pastas por paciente, etiqueta com o ano do último registro, inventário | Criptografia, acesso restrito, cópia de segurança, cuidado com pastas sincronizadas |
| Protocolos de testes | Pasta de acesso exclusivo da psicóloga (Resolução CFP nº 01/2009, art. 2º, VI) | O mesmo princípio: acesso restrito à psicóloga |
Migrando do papel? Veja como migrar prontuários do papel para o digital. Usando nuvem pessoal? Veja prontuário no Google Drive é seguro?.
Quem acessa o prontuário guardado
| Quem | Em que condições | Guia |
|---|---|---|
| A pessoa atendida ou o representante legal | Acesso integral às informações do prontuário (Resolução CFP nº 01/2009, art. 5º, II) | O prontuário pode ser entregue ao paciente? |
| Conselhos de Psicologia | Para orientação e fiscalização (art. 4º, § 2º) | Processo ético no CRP |
| Justiça | Conforme o pedido, com cuidado sobre o que é estritamente necessário | Prontuário solicitado pela Justiça |
| Outros profissionais | Só o relevante, com autorização (Código de Ética, art. 6º, “b”) | Sigilo em equipe multiprofissional |
Hipóteses e interpretações não compartilhadas, que o Manual indica para o registro documental, têm outro regime de acesso. Veja registro documental x prontuário.
Situações especiais
O Manual Orientativo do CFP (2025) dedica uma seção a situações que costumam pegar a psicóloga de surpresa.
| Situação | O que fazer |
|---|---|
| A psicóloga deixa o emprego e há substituta | A substituta assume a responsabilidade pelo material; a transferência é registrada em documento no Conselho Regional |
| A psicóloga deixa o emprego e não há substituta | O material é lacrado e entregue ao responsável técnico da instituição, identificado como sigiloso, com protocolo em duas vias |
| O serviço de psicologia é extinto | A psicóloga informa o Conselho Regional, que providencia a destinação dos arquivos (Código de Ética, art. 15, § 2º) |
| Morte ou doença incapacitante da psicóloga autônoma | A família pode buscar orientação e repassar o material ao Conselho Regional, para garantir o acesso dos pacientes |
| Perda, roubo, furto, intempérie ou dano | Boletim de ocorrência; comunicação às pessoas atendidas; tentativa de reconstrução dos registros com o que a memória permite. Se houver risco relevante aos titulares, comunique também a ANPD em até 3 dias úteis (Lei 13.709/2018, art. 48; Resolução CD/ANPD nº 15/2024). Veja perdi o celular com dados de pacientes |
| Encerramento do consultório próprio | O prazo continua correndo e a guarda continua sendo sua. Veja encerrar o consultório |
Um cuidado de planejamento: combine com alguém de confiança, por escrito, o que fazer com os seus arquivos se você não puder cuidar deles. Não é exigência normativa, mas evita que a família precise decidir sem orientação.
Descarte depois do prazo
Encerrado o prazo mínimo, e sem motivo para ampliar, o Manual permite o descarte, salvo nos casos previstos em lei:
- Papel: de forma que ninguém consiga ler os dados, preservando o sigilo até o fim.
- Digital: descarte definitivo, sem possibilidade de cópias; lembre de backups e pastas sincronizadas.
- Plataformas pagas: o Manual pede que você verifique, desde a adesão, as cláusulas sobre exclusão de dados.
Registre para você o que foi descartado e quando. O modelo de registro está em prazo de guarda do prontuário.
Checklist de guarda
- Sei onde está cada prontuário, inclusive dos pacientes encerrados.
- Papel em armário com chave; digital com senha pessoal e acesso restrito.
- Protocolos de testes em pasta de acesso exclusivo.
- Cópias dos documentos emitidos arquivadas com data, finalidade e destinatário.
- Sei o que acontece com os dados se eu cancelar o sistema que uso.
- Tenho um plano escrito para os arquivos se eu não puder cuidar deles.
- Calculo o prazo de guarda pelo último registro e pelas exceções.
Guarda no DocsPSI
No DocsPSI, prontuários, gravações e documentos ficam protegidos com criptografia AES-256 em repouso e criptografia em trânsito, com isolamento de dados entre profissionais. Duas regras para planejar a guarda de longo prazo: quando você exclui um registro, ele some da tela na hora e é apagado de vez em até 7 dias; se cancelar a assinatura, os dados ficam guardados por 180 dias e depois são excluídos. Como não há exportação automatizada, salve seus documentos em PDF antes de sair, porque o prazo de guarda continua sendo seu.
Perguntas frequentes
Por quanto tempo o psicólogo deve guardar o prontuário?
No mínimo cinco anos a partir do último registro, pelas Resoluções CFP nº 01/2009 e nº 06/2019. O prazo pode ser ampliado por lei, decisão judicial ou necessidade do caso. Em estabelecimentos de saúde, o Manual Orientativo do CFP indica 20 anos, com base na Lei 13.787/2018; com crianças e adolescentes, ao menos até a maioridade.
Quem é responsável pela guarda do prontuário em uma clínica?
A psicóloga, em conjunto com a instituição em que o serviço foi prestado, segundo o Manual Orientativo do CFP.
O que acontece com os prontuários se eu sair da clínica?
Se houver psicóloga substituta, ela assume a responsabilidade pelo material, com registro no Conselho Regional. Se não houver, o material é lacrado e entregue ao responsável técnico da instituição, identificado como sigiloso e protocolado.
Posso guardar o prontuário apenas em formato digital?
Sim. A Resolução CFP nº 01/2009 admite registro em papel ou informatizado. No digital, o Manual recomenda verificar se o meio garante autenticidade e segurança, e usar senhas pessoais e intransferíveis.
E se o prontuário for perdido ou roubado?
O Manual orienta registrar boletim de ocorrência, comunicar as pessoas atendidas e tentar reconstruir os registros com o que a memória permite. Para outras dúvidas, procure o Conselho Regional.
Referências: Conselho Federal de Psicologia. Resolução CFP nº 01/2009, alterada pela Resolução CFP nº 05/2010 · Resolução CFP nº 06/2019 · Código de Ética Profissional do Psicólogo, arts. 6º e 15 · Manual Orientativo de Registro e Elaboração de Documentos Psicológicos (CFP, 2025) · Brasil. Lei 13.787/2018 · Lei 13.709/2018 (LGPD), art. 48 · Agência Nacional de Proteção de Dados. Resolução CD/ANPD nº 15/2024.
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