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Quase toda psicóloga que adia a mudança para o prontuário digital tem o mesmo receio: a ideia de passar semanas escaneando fichas antigas antes de poder começar. Esse trabalho não é necessário. A migração que funciona é gradual: o que é novo nasce digital, o que é antigo continua guardado e as duas partes ficam ligadas por um registro claro.
Este guia mostra o passo a passo, o modelo da nota de transição, o que fazer com o papel e o que a lei diz sobre destruir originais depois de digitalizá-los. Os requisitos do sistema em si estão em prontuário eletrônico para psicologia.
Por que a data de corte funciona
A data de corte é o dia a partir do qual nenhum registro novo é feito em papel. Ela resolve o principal problema da migração, que é o tamanho da tarefa.
| Antes da data de corte | A partir da data de corte | |
|---|---|---|
| Onde fica | Pastas em papel, guardadas em local sigiloso | Prontuário eletrônico |
| O que fazer | Nada de digitalização em massa; só organizar e etiquetar | Todo atendimento novo é registrado no sistema |
| Ligação entre os dois | A pasta física recebe a indicação de que o caso seguiu no digital | A primeira entrada digital de cada paciente ativo é a nota de transição |
| Guarda | Mínimo de cinco anos (Resolução CFP nº 06/2019, art. 15) | Mínimo de cinco anos, também no digital |
O que muda é o meio, não as regras. A Resolução CFP nº 01/2009 admite o registro “em papel ou informatizado” (art. 1º, § 1º) e exige a mesma estrutura mínima nos dois. Não há ruptura documental quando o prontuário muda de meio, desde que a continuidade fique registrada.
Passo a passo em cinco etapas
Dá para fazer em uma ou duas semanas de consultório, sem cancelar atendimentos.
- Escolha o sistema. Antes de contratar, confira se ele comporta a estrutura mínima da Resolução 01/2009, protege o acesso, criptografa os dados e deixa claro o que acontece se você cancelar. O checklist de 10 perguntas ajuda nessa escolha.
- Defina a data de corte e comunique os pacientes. O Manual Orientativo do CFP (2025) considera boa prática informar ao paciente os recursos usados para o registro e para preservar o sigilo. Uma frase no contrato ou uma conversa breve bastam.
- Cadastre os pacientes ativos. Comece por quem está na agenda da semana: identificação, contatos e, para crianças e adolescentes, os responsáveis.
- Abra cada prontuário digital com a nota de transição. Uma síntese do caso até a data de corte e a indicação de onde está a pasta física (modelo abaixo).
- Organize o arquivo em papel. Separe as pastas de pacientes ativos das de encerrados e etiquete com o ano do último registro, para saber quando o prazo mínimo de guarda se completa.
A partir daí, registre cada sessão no mesmo dia. O Manual recomenda, sempre que possível, registrar logo após o atendimento, para garantir fidedignidade.
Modelo de nota de transição
A nota de transição é o primeiro registro digital de cada paciente ativo. Ela não substitui o histórico em papel: resume o essencial e aponta onde ele está. O exemplo é fictício.
Paciente: J. R. (iniciais fictícias), 52 anos, professor — prontuário nº 0087
Data: 03/11/2025
Psicóloga: Nome Sobrenome — CRP 00/00000
Transição de meio:
A partir desta data, os registros deste atendimento passam a ser feitos em prontuário eletrônico. Os registros anteriores permanecem em papel, na pasta física nº 0087, guardada no consultório em armário com chave e acesso restrito à psicóloga. O paciente foi informado da mudança em 27/10/2025 e concordou com ela.
Síntese do período anterior (15/03/2024 a 27/10/2025, 52 sessões):
- Demanda inicial: tristeza persistente, afastamento da esposa e dificuldade de voltar a dar aulas depois da morte do pai, em janeiro de 2024, de quem foi cuidador por dois anos.
- Objetivos trabalhados: elaboração do luto, com o espaço para a culpa pela decisão de internar o pai no fim da vida; retomada da rotina de trabalho; comunicação no casamento.
- Percurso: retorno às aulas em agosto de 2024, depois de afastamento médico; piora pontual no primeiro aniversário da morte, em janeiro de 2025, sem risco; melhora do sono a partir de abril de 2025.
- Situação atual: humor mais estável e rotina de trabalho retomada integralmente. Os conflitos conjugais continuam frequentes e parecem ter vida própria: a esposa se queixa de que ele "se fechou" durante os anos de cuidado do pai, e o padrão não mudou com a melhora do luto.
- Risco: nenhum episódio de ideação suicida em todo o período, avaliado periodicamente.
Objetivos a partir de agora:
Manter o foco na comunicação do casal e avaliar, com o paciente, a indicação de atendimento de casal com outro profissional, já que a psicóloga atende o paciente individualmente.
Material de avaliação:
Protocolos de instrumentos aplicados em 2025 arquivados na pasta física, em envelope de acesso exclusivo da psicóloga (Resolução CFP nº 01/2009, art. 2º, VI).
Assinado eletronicamente em 03/11/2025.
Com essa nota, qualquer pessoa autorizada que consulte o prontuário, inclusive você daqui a três anos, entende onde está cada período do atendimento.
O que fazer com o papel
A regra prática é simples: mantenha as pastas.
- Onde: em local que garanta sigilo, como um armário com chave e acesso só seu. A Resolução CFP nº 01/2009 pede que o registro fique em local que preserve sigilo e privacidade e à disposição dos Conselhos para orientação e fiscalização (art. 4º, § 2º). O Código de Ética Profissional do Psicólogo trata o sigilo como dever (art. 9º).
- Por quanto tempo: no mínimo cinco anos. O art. 15 da Resolução CFP nº 06/2019 fixa esse prazo mínimo para documentos e para o material que os fundamentou, em papel ou digital, e o § 2º permite ampliá-lo quando a lei, uma decisão judicial ou o próprio caso exigirem. A contagem e os casos especiais estão em prazo de guarda do prontuário.
- Descarte, quando chegar a hora: de forma que ninguém consiga ler os dados, preservando o sigilo. Registre para você quais pastas foram eliminadas e quando.
Digitalizei a pasta. Posso jogar o papel fora?
A resposta curta: não use a digitalização como motivo para destruir o original antes do prazo de guarda.
A Lei 13.787/2018 trata da digitalização de prontuários de pacientes. Ela exige que a digitalização assegure integridade, autenticidade e confidencialidade e que use certificado digital ICP-Brasil ou outro padrão aceito (art. 2º). Só depois disso, e após análise de uma comissão permanente de revisão de prontuários criada para esse fim, os originais podem ser destruídos (art. 3º). É uma estrutura pensada para instituições, não para o consultório individual.
Na prática, para a psicóloga autônoma, a digitalização funciona como cópia de trabalho: facilita a consulta e protege contra perda, mas o papel continua sendo o registro original até completar o prazo mínimo.
Pacientes com atendimento encerrado
Não há motivo para passar para o sistema os prontuários de quem já encerrou o atendimento. Eles ficam no arquivo físico, organizados pelo ano do último registro, até o fim do prazo mínimo.
Se um desses pacientes voltar, abra o prontuário digital com uma nota de retomada, no mesmo formato da nota de transição: período anterior, onde está a pasta física e a nova demanda. A escrita da nova avaliação está em anamnese psicológica.
E se o paciente pedir o prontuário no meio da migração?
Nada muda. O art. 5º, II, da Resolução CFP nº 01/2009 garante ao usuário ou ao representante legal acesso integral às informações registradas no prontuário, seja qual for o meio. O acesso inclui o período em papel e o período digital. A nota de transição ajuda a mostrar que nada ficou de fora. Mais em prontuário pode ser entregue ao paciente?
Como o DocsPSI ajuda na migração
Migrar não significa digitar o passado. No DocsPSI, a data de corte vira rotina desde a primeira sessão digital:
- Registro já estruturado. Você grava a sessão, com o consentimento confirmado na plataforma, e em menos de 5 minutos recebe o prontuário inteligente em 7 seções, na abordagem e na especialidade que você informou nas configurações. Depois revisa, ajusta e assina. Se o consultório não tiver internet, grave no celular e importe.
- A nota de transição no dossiê. A primeira nota diz onde está o histórico em papel, e o dossiê clínico passa a reunir tudo o que vem depois, inclusive documentos que você anexar.
- Histórico que se acumula. Cada registro alimenta a Linha do Tempo Terapêutica, recurso exclusivo do DocsPSI, que reúne prontuários, gravações, documentos e teleconsultas e sugere o plano e as próximas condutas.
- Documentos com autenticidade verificável. A IA redige declarações, atestados, relatórios, laudos e pareceres a partir do dossiê, com QR Code de autenticidade.
- Segurança. Dados criptografados em trânsito e em repouso (AES-256) e isolamento entre profissionais.
Um cuidado que também vale para o digital: se um dia você trocar de sistema, a guarda de cinco anos continua sendo sua. No DocsPSI, após o cancelamento, os dados ficam guardados por 180 dias; salve antes os seus documentos em PDF. Para começar, há o primeiro mês promocional do Plano Starter, com acesso a todas as funcionalidades e sem fidelidade.
Perguntas frequentes
Preciso digitalizar os prontuários antigos para começar?
Não. A migração pode começar pelos pacientes ativos, a partir de uma data de corte. Os registros anteriores ficam em papel, guardados com sigilo, e a nota de transição liga os dois períodos.
Posso ter parte do prontuário em papel e parte no digital?
Pode. A Resolução CFP nº 01/2009 admite os dois meios. O importante é que a continuidade esteja registrada, dizendo onde está cada período, e que os dois atendam à estrutura mínima e ao sigilo.
Por quanto tempo guardo as pastas em papel?
No mínimo cinco anos, prazo do art. 15 da Resolução CFP nº 06/2019, que pode ser ampliado em casos previstos em lei, por decisão judicial ou quando o caso exigir.
Depois de digitalizar, posso destruir o papel?
Não use a digitalização para isso antes do prazo de guarda. A Lei 13.787/2018 só permite destruir originais digitalizados com certificado ICP-Brasil e após análise de uma comissão permanente de revisão de prontuários, estrutura típica de instituições. Para o consultório individual, a digitalização é uma cópia de trabalho.
Posso guardar as digitalizações no Google Drive?
Contas pessoais de nuvem não foram pensadas para dados de saúde: o controle de acesso, o compartilhamento e a organização ficam por sua conta. A análise completa está em prontuário no Google Drive é seguro?
Preciso avisar o paciente de que o prontuário mudou de meio?
Não há norma que exija um aviso formal, mas o Manual Orientativo do CFP (2025) considera boa prática informar ao paciente os recursos usados para o registro e para a preservação do sigilo.
Referências: Conselho Federal de Psicologia. Resolução CFP nº 01/2009, alterada pela Resolução CFP nº 05/2010 · Resolução CFP nº 06/2019 · Código de Ética Profissional do Psicólogo · Manual Orientativo de Registro e Elaboração de Documentos Psicológicos (CFP, 2025) · Brasil. Lei 13.787/2018 · Lei 13.709/2018 (LGPD).
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