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Trocar o fichário por um prontuário eletrônico resolve problemas reais: letra ilegível, pasta extraviada, horas perdidas procurando uma sessão antiga. Mas cria perguntas novas. Um arquivo de texto serve? Precisa de certificado digital? O paciente pode pedir para apagar? E como saber se o sistema contratado cumpre o que o CFP pede?
Este guia responde a essas perguntas com o texto das normas, e fecha com um checklist para avaliar qualquer plataforma. Para o conteúdo do prontuário em si (o que escrever e como), veja o guia de prontuário psicológico. Para comparar opções de mercado, veja qual o melhor sistema para psicólogos.
O que a Resolução CFP nº 01/2009 exige, no papel ou no digital
A resolução não trata o meio eletrônico como exceção: as mesmas regras valem para o papel e para o sistema. O que muda é como cada exigência é cumprida.
| Exigência | Onde está | O que isso significa num sistema eletrônico |
|---|---|---|
| Registro obrigatório, de caráter sigiloso, em papel ou informatizado | Art. 1º, § 1º | O meio digital é permitido; o sigilo continua sendo seu dever |
| Registro “permanentemente atualizado e organizado” | Art. 1º, § 2º | Registrar a cada atendimento e encontrar qualquer sessão com facilidade |
| Estrutura mínima: identificação; avaliação de demanda e objetivos; evolução com os procedimentos adotados; encaminhamento ou encerramento | Art. 2º, I a IV | O sistema precisa ter lugar para cada item, e não só um campo de texto livre |
| Documentos de instrumentos de avaliação em pasta de acesso exclusivo da psicóloga | Art. 2º, VI (redação da Resolução CFP nº 05/2010) | Anexos de testes e protocolos guardados com acesso restrito |
| Cópias dos documentos emitidos, com data, finalidade e destinatário | Art. 2º, V | Laudos, atestados e declarações arquivados junto ao registro |
| Guarda mínima de cinco anos, que pode ser ampliada | Art. 4º, § 1º | Os dados precisam continuar acessíveis por pelo menos cinco anos, inclusive se você trocar de sistema |
| Local que garanta sigilo e fique à disposição dos Conselhos para orientação e fiscalização | Art. 4º, § 2º | Acesso restrito e capacidade de apresentar os registros quando solicitada |
| No prontuário, acesso integral do usuário ou representante legal ao que foi registrado | Art. 5º, II | Escreva sabendo que o paciente pode ler |
| Atendimento em grupo: documentação individual de cada participante | Art. 5º, III | Um registro por pessoa, além do registro do grupo |
| Serviço multiprofissional: prontuário único, só com o necessário | Art. 6º | Registrar apenas o que serve aos objetivos do trabalho |
A guarda de cinco anos também está no art. 15 da Resolução CFP nº 06/2019, que vale para documentos e para o material que os fundamentou, “em forma física ou digital”. Os detalhes de prazo estão em prazo de guarda do prontuário.
Prontuário ou registro documental: qual usar
A resolução prevê duas formas de registro, e a escolha não é de estilo.
- Prontuário: é a forma prioritária. O Manual do CFP de 2025 lembra que ele é um dever da psicóloga e um direito do usuário, que tem acesso integral ao que foi registrado.
- Registro documental: é usado quando a natureza do serviço exige restringir o compartilhamento de informações com o usuário, com outros profissionais ou com terceiros. Continua obrigatório, sigiloso e com a mesma estrutura mínima.
No sistema, isso aparece em dois cuidados: saber em qual forma cada caso é registrado e manter separados os anexos que o art. 2º, VI, manda guardar em pasta de acesso exclusivo. A diferença é detalhada em registro documental x prontuário.
O que o Manual Orientativo do CFP (2025) acrescenta sobre o meio digital
O Manual Orientativo de Registro e Elaboração de Documentos Psicológicos dedica atenção ao registro informatizado. Os pontos práticos são cinco:
- Verifique a plataforma antes de adotá-la. Em programas comercializados por empresas, o Manual orienta conferir se o formato garante a estrutura mínima exigida, sob pena de ter de fazer adequações numa fiscalização.
- Autenticidade e segurança do conteúdo. Ao registrar em plataformas eletrônicas, é fundamental verificar previamente se elas asseguram a autenticidade e a segurança do que foi escrito.
- Date e assine os registros finalizados.
- Informe o paciente. Segundo o Manual, a Resolução CFP nº 09/2024, que regula o trabalho mediado por tecnologias digitais, não trata especificamente do registro psicológico no atendimento online. Mesmo assim, o Manual considera boa prática informar ao usuário os recursos adotados para o registro e para a preservação do sigilo.
- Registre logo após o atendimento. Não há frequência rígida, mas o Manual recomenda registrar, sempre que possível, logo depois de cada sessão, para garantir fidedignidade.
Papel ou digital: vantagens e riscos de cada um
O próprio Manual compara os dois meios. Em resumo:
| Papel | Informatizado | |
|---|---|---|
| A favor | Custo baixo; manuseio simples; validade jurídica já reconhecida | Estrutura pronta que reduz o tempo de registro; controle de acesso por senha; atualização em tempo real; acesso de qualquer lugar |
| Contra | Pouca padronização; legibilidade; risco de adulteração; espaço e armário com chave; risco de perda no transporte | Custo de equipamento e assinatura; exige conhecer a validade de documentos e assinaturas eletrônicas; exige verificar a segurança oferecida pela empresa |
A leitura prática: o digital compensa quando o sistema entrega estrutura e segurança de verdade. Um editor de texto ou uma planilha trazem os riscos do digital sem trazer a estrutura. A comparação está em planilha ou sistema e em prontuário no Google Drive é seguro?.
LGPD: o que muda quando o prontuário está numa plataforma
A Lei 13.709/2018 (LGPD) entra em cena porque o prontuário guarda dado de saúde, que a lei classifica como dado pessoal sensível (art. 5º, II). Três consequências práticas:
- Quem responde pelo quê. A psicóloga é a controladora: decide o que registrar e por quê. A empresa do sistema é a operadora: trata os dados em nome dela (art. 5º, VI e VII). Por isso vale ler, nos termos de uso, como a empresa descreve esse papel.
- Segurança é obrigação dos dois. O art. 46 exige medidas técnicas e administrativas para proteger os dados contra acesso não autorizado, perda ou alteração. Senha forte, dispositivo com bloqueio e sessão encerrada em computador compartilhado fazem parte disso.
- Apagar nem sempre é possível. O art. 16, I, autoriza conservar dados para cumprir obrigação legal ou regulatória. A guarda mínima de cinco anos da Resolução CFP nº 01/2009 é uma dessas obrigações.
O panorama completo está em LGPD para psicólogos.
Checklist: 10 perguntas para avaliar um sistema de prontuário eletrônico
Use antes de contratar e, se já usa um sistema, para auditar o atual. As respostas costumam estar nos termos de uso, na política de privacidade e numa conversa com o suporte.
| # | Pergunta | Por que importa |
|---|---|---|
| 1 | O registro tem lugar para identificação, demanda e objetivos, evolução e encaminhamento ou encerramento? | É a estrutura mínima do art. 2º; o Manual alerta para plataformas que não a garantem |
| 2 | Cada registro fica datado e assinado por mim? | O Manual orienta datar e assinar os registros finalizados |
| 3 | Só eu acesso meus pacientes? Como a empresa isola os dados de cada profissional? | Sigilo (art. 9º do Código de Ética) e art. 4º, § 2º, da resolução |
| 4 | Os dados são criptografados em trânsito e armazenados criptografados? | Medida técnica do art. 46 da LGPD |
| 5 | Os termos dizem que a empresa é operadora? Há acordo de tratamento de dados disponível? | Define responsabilidades na LGPD |
| 6 | O que acontece se eu cancelar? Por quanto tempo os dados ficam guardados e como salvo tudo? | A guarda de cinco anos é sua, mesmo depois de trocar de sistema |
| 7 | Os documentos da Resolução CFP nº 06/2019 saem com forma de verificar a autenticidade? | Laudos e relatórios circulam fora do consultório |
| 8 | Que tipo de assinatura eletrônica o sistema usa? | A Lei 14.063/2020 reconhece assinatura simples, avançada e qualificada |
| 9 | Se há IA, o que ela gera passa pela minha revisão antes de eu assinar? O conteúdo clínico é usado para treinar modelos? | Responsabilidade técnica é sua; sigilo do paciente |
| 10 | Se há gravação, o consentimento do paciente fica registrado? | Sem consentimento, não há gravação ética |
Modelo de evolução com a estrutura da Resolução 01/2009
O exemplo abaixo é fictício. Repare que ele sintetiza o trabalho realizado, em vez de reproduzir a conversa.
Paciente: M. S. (iniciais fictícias), 38 anos, analista de recursos humanos — prontuário nº 0142
Data: 14/10/2025 — 18h às 18h50 — sessão 9 — atendimento online
Psicóloga: Nome Sobrenome — CRP 00/00000
Demanda e objetivo trabalhado na sessão:
Dificuldade de impor limites no trabalho, com sobrecarga e irritabilidade em casa. Em agosto, assumiu as tarefas de uma colega demitida sem redução das próprias. Objetivo do plano atual: reconhecer situações de sobrecarga e ensaiar respostas assertivas.
Evolução:
Paciente relata ter recusado uma tarefa extra pela primeira vez, na quarta-feira, com ansiedade intensa antes (8 de 10) e alívio depois. A gestora aceitou a recusa e redistribuiu a tarefa, o que a surpreendeu. Identificou o pensamento "vão me achar incompetente" como gatilho da dificuldade e percebeu que ele vem acompanhado da lembrança do pai, que "só elogiava quem dava conta de tudo". Relata duas discussões com o marido na semana, ambas em dias de expediente longo, e nenhuma nos dias em que saiu no horário. Humor mais estável que nas duas sessões anteriores. Nega ideação de morte quando perguntada diretamente.
Observação:
Fala organizada; riu ao contar a reação da gestora, "que nem ligou". Tensão visível ao falar do pai.
Procedimentos:
Revisão da tarefa da semana; identificação de pensamentos automáticos ligados à recusa; ensaio comportamental de duas situações previstas para a semana, incluindo a conversa com a gestora sobre a divisão das tarefas da colega demitida.
Leitura clínica:
A recusa bem-sucedida é a primeira evidência concreta contra a previsão de ser vista como incompetente. A relação entre expediente longo e discussões em casa sugere que a irritabilidade é efeito da sobrecarga, e não um problema do casal em si.
Encaminhamentos e próximos passos:
Manter registro diário das situações de sobrecarga e do horário de saída. Próxima sessão em 21/10/2025, com foco na conversa prevista com a gestora e no tema do pai, que apareceu pela primeira vez.
Assinado eletronicamente em 14/10/2025, às 19h05.
O modelo cobre os incisos II e III do art. 2º e registra os encaminhamentos da sessão. A identificação completa (inciso I) fica na ficha do paciente, e o encaminhamento ou encerramento do atendimento (inciso IV) ganha registro próprio quando o trabalho termina. Para o passo a passo da escrita, veja evolução psicológica.
Como informar o paciente: cláusula para o contrato
O Manual recomenda contar ao paciente como o registro é feito e como o sigilo é preservado. O contrato terapêutico é o lugar natural para isso.
REGISTRO DOS ATENDIMENTOS
Os atendimentos serão registrados em prontuário eletrônico, em plataforma com acesso restrito à psicóloga e dados armazenados com criptografia, conforme a Resolução CFP nº 01/2009 e a Lei nº 13.709/2018 (LGPD). O prontuário reúne a identificação, a descrição da demanda, os objetivos do trabalho, o registro da evolução e os encaminhamentos. Anotações de uso exclusivo da psicóloga, como hipóteses ainda em elaboração, ficam em registro documental separado.
ACESSO E CÓPIA
Você pode ter acesso às informações registradas no prontuário, mediante solicitação, e receber cópia. O pedido pode ser feito por escrito, e a entrega será acompanhada de conversa, se você desejar.
GUARDA
O prontuário será guardado pelo prazo mínimo de cinco anos, como determinam as normas do Conselho Federal de Psicologia. Depois desse prazo, poderá ser descartado de forma segura, com registro do descarte.
SIGILO E COMPARTILHAMENTO
Nenhuma informação será compartilhada com terceiros (familiares, empregador, outros profissionais) sem a sua autorização escrita, que indicará com quem e o que pode ser compartilhado. As exceções são as previstas no Código de Ética Profissional do Psicólogo, como situações de risco grave à vida, e, nesses casos, só o estritamente necessário será comunicado, com aviso prévio a você sempre que possível.
GRAVAÇÃO (somente se autorizada)
Nenhuma sessão será gravada sem o seu consentimento específico, registrado antes do início da gravação. O áudio é usado apenas para apoiar o registro clínico feito pela psicóloga, fica armazenado com criptografia pelo período previsto na plataforma e depois é excluído. Você pode recusar ou revogar o consentimento a qualquer momento, sem prejuízo do atendimento.
Adapte ao seu contexto e ao seu modelo de contrato. Um contrato completo está em contrato terapêutico.
Onde o DocsPSI entra nesse fluxo
Um prontuário eletrônico comum resolve a guarda, mas deixa com você o trabalho mais pesado: escrever. O foco do DocsPSI é justamente esse trabalho.
- Consentimento primeiro. Antes de cada gravação, você confirma na plataforma o termo de consentimento, e esse aceite fica registrado de forma imutável, com data, hora e identificação do dispositivo; obter o consentimento do paciente continua sendo sua responsabilidade.
- Gravação ou importação. A sessão presencial é gravada no navegador; na teleconsulta, só o áudio é gravado, e só se você ativar. Sem internet na hora, grave no celular e importe depois.
- Prontuário inteligente em menos de 5 minutos. A IA entrega o registro em 7 seções, com o observado separado da hipótese e avaliação de risco, na abordagem e na especialidade que você informou nas configurações. É o que o Manual pede: síntese técnica, e não a conversa transcrita.
- Revisão e assinatura suas. Você revisa, decide se quer ajustar algum ponto e assina digitalmente. O registro só vale como oficial depois da sua assinatura.
- Um dossiê que trabalha por você. Cada registro alimenta a Linha do Tempo Terapêutica do paciente, recurso exclusivo do DocsPSI, que sugere o plano e as próximas condutas. A partir do dossiê, a IA redige os documentos da Resolução CFP nº 06/2019, com QR Code de autenticidade, e discute o caso na supervisão por IA.
Quanto à segurança: dados criptografados em trânsito e em repouso (AES-256), isolamento entre profissionais e conteúdo clínico que não é usado para treinar modelos de IA. Para começar, há o primeiro mês promocional do Plano Starter, com acesso a todas as funcionalidades e sem fidelidade.
Perguntas frequentes
Posso usar prontuário eletrônico em vez de papel?
Pode. O art. 1º, § 1º, da Resolução CFP nº 01/2009 admite o registro em papel ou informatizado. As exigências de estrutura, sigilo, guarda e acesso do paciente são as mesmas nos dois meios.
Preciso de certificado digital ICP-Brasil para assinar o prontuário?
A Resolução CFP nº 01/2009 não define o tipo de assinatura. O Manual do CFP orienta datar e assinar os registros finalizados e verificar se a plataforma garante autenticidade e segurança. Para documentos como laudos, relatórios e pareceres, o Manual explica que a assinatura eletrônica válida dispensa rubricas físicas. Explica também que a Lei 14.063/2020 reconhece três tipos de assinatura, sendo a qualificada, com certificado ICP-Brasil, a mais segura e a mais usada nesses documentos. Mais em assinatura digital de documentos psicológicos.
O paciente pode ler o que eu escrevo no prontuário?
Sim. O art. 5º, II, garante ao usuário ou ao representante legal acesso integral às informações registradas no prontuário. Escreva com linguagem técnica, acessível e sem juízos de valor. Situações em que o compartilhamento precisa ser restrito seguem a forma de registro documental. Veja também prontuário pode ser entregue ao paciente?
O paciente pode pedir para apagar o prontuário com base na LGPD?
Antes do prazo de guarda, em regra não. A LGPD garante direitos como acesso e correção, mas o art. 16, I, autoriza conservar dados para cumprir obrigação legal ou regulatória. A guarda mínima de cinco anos do art. 4º, § 1º, da Resolução CFP nº 01/2009 é uma dessas obrigações. Explique isso ao paciente com respeito e registre o pedido.
A transcrição da sessão pode servir como prontuário?
Não. Segundo o Manual do CFP, transcrição literal não é evolução. A transcrição pode apoiar a sua escrita, mas o registro precisa ser uma síntese do trabalho realizado, com os procedimentos e os encaminhamentos.
O CRP pode pedir para ver um prontuário eletrônico?
O art. 4º, § 2º, da resolução determina que o registro fique à disposição dos Conselhos de Psicologia para orientação e fiscalização, em local que garanta sigilo. No meio eletrônico, isso significa conseguir acessar e apresentar os registros quando solicitada, com a estrutura mínima completa.
Referências: Conselho Federal de Psicologia. Resolução CFP nº 01/2009, alterada pela Resolução CFP nº 05/2010 · Resolução CFP nº 06/2019 · Resolução CFP nº 09/2024 · Código de Ética Profissional do Psicólogo · Manual Orientativo de Registro e Elaboração de Documentos Psicológicos (CFP, 2025) · Brasil. Lei 13.709/2018 (LGPD) · Lei 14.063/2020.
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