Planilha ou sistema: quando migrar

Muitas psicólogas começam com planilha, agenda do celular e documentos no Word. Funciona por um tempo, até que um arquivo some, um paciente pede cópia do prontuário ou o Conselho pede a fundamentação de um documento emitido anos atrás.

Este guia compara planilha e sistema em nove critérios, mostra os riscos dos arquivos soltos, traz sinais de que é hora de migrar e um checklist se você decidir continuar com planilha por enquanto. Critérios de escolha em melhor sistema para psicólogos.

Comparativo

Riscos das planilhas e documentos soltos

• Perda de arquivos e versões conflitantes do mesmo registro.
• Acesso indevido por conta compartilhada, computador da família ou celular desbloqueado.
• Fragilidade do registro: é difícil demonstrar quando algo foi escrito e se foi alterado depois.
• Guarda desorganizada pelo prazo mínimo, que é obrigação sua (Resolução CFP nº 06/2019, art. 15; Manual Orientativo do CFP, 2025).
• Dados sensíveis sem proteção adequada, o que a LGPD exige para dados de saúde (art. 46).

Veja prontuário no Google Drive é seguro?.

Sinais de que é hora de migrar

• Registros de um paciente em mais de um arquivo ou pasta.
• Esquecimento de lembretes, cobranças ou recibos.
• Horas por semana gastas com administração, fora do horário de atendimento.
• Evoluções escritas dias depois da sessão, por falta de tempo.
• Insegurança sobre o que você apresentaria numa fiscalização.

Se for continuar com planilha por enquanto

• Conta com verificação em duas etapas e senha forte.
• Pasta exclusiva para registros clínicos, sem compartilhamento.
• Um arquivo por paciente, com evoluções datadas.
• Documentos emitidos salvos em PDF, com cópia de segurança.
• Nada de dados clínicos em planilha financeira.
• Aparelhos com bloqueio de tela.

Como migrar

Veja o passo a passo em como migrar prontuários do papel para o digital, que vale também para arquivos digitais soltos. Os registros antigos continuam sob sua guarda pelo prazo mínimo, mesmo depois da migração.

Onde o DocsPSI ajuda

Planilha e documento solto funcionam até o dia em que você precisa encontrar a evolução de uma sessão de seis meses atrás, emitir um relatório com base em três meses de atendimento ou provar quando um registro foi escrito. Aí o retrabalho aparece.

No DocsPSI, o que era planilha vira fluxo:

• Agenda com recorrência e lembretes automáticos.
• Prontuário inteligente em 7 seções, em menos de 5 minutos depois de cada sessão gravada com consentimento, na abordagem e na especialidade que você informou nas configurações.
• Documentos redigidos pela IA a partir do dossiê clínico, com QR Code de autenticidade.
• Financeiro com receitas, despesas, inadimplência e balancetes, e os módulos Receita Saúde e Livro-Caixa: os pagamentos viram os recibos do mês e as despesas viram o livro-caixa, em arquivos no leiaute oficial para importar no Carnê-Leão Web, com aviso de pagamento sem recibo e do vencimento do carnê-leão.
• Histórico organizado na Linha do Tempo Terapêutica, que sugere o plano e as próximas condutas.

Tudo com criptografia AES-256 e isolamento entre profissionais. Para começar, há o primeiro mês promocional do Plano Starter, com acesso a todas as funcionalidades e sem fidelidade.

Referências: Conselho Federal de Psicologia. Resolução CFP nº 01/2009 · Resolução CFP nº 06/2019, art. 15 · Manual Orientativo de Registro e Elaboração de Documentos Psicológicos (CFP, 2025) · Brasil. Lei 13.709/2018 (LGPD), art. 46.