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É assim que muitas psicólogas começam: uma pasta por paciente, um documento por sessão. Funciona até o dia em que um link é compartilhado por engano ou alguém pergunta "quando esse registro foi feito?". Este guia mostra os riscos, o que o CFP orienta, um checklist para reduzir riscos e o que olhar num sistema. Base em prontuário eletrônico.
Riscos
| Risco | Exemplo |
|---|---|
| Conta pessoal | Mesma senha de outros serviços, sem verificação em duas etapas |
| Compartilhamento acidental | Link "qualquer pessoa com o link" |
| Dispositivos | Arquivos sincronizados em celular sem senha |
| Autenticidade | Arquivo editável sem histórico confiável de autoria |
| Organização | Registros espalhados em vários arquivos |
| LGPD | Dados sensíveis em serviço genérico, sem avaliação |
O que o CFP orienta
O Manual Orientativo do CFP (2025) diz que, ao registrar em meios informatizados, é fundamental verificar antes se o ambiente assegura a autenticidade e a segurança do conteúdo, e que o sigilo exige verificar os aspectos de acesso e segurança dos dados pela empresa. Para o descarte ao fim do prazo de guarda, orienta a eliminação definitiva dos arquivos, sem cópias, e recomenda conferir desde a adesão as cláusulas da plataforma sobre essa etapa.
Se ainda usa: como reduzir riscos
- Conta profissional separada
- Verificação em duas etapas
- Sem links públicos; revise compartilhamentos
- Pasta por paciente com nome codificado
- Dispositivos com senha e criptografia
- Registros datados e sem edição posterior (acrescente adendos em vez de alterar)
- Backup separado
- Documentos finais em PDF assinado digitalmente
O que olhar num sistema
Sistemas especializados costumam oferecer registro por paciente e por sessão, controle de acesso, criptografia, assinatura dos registros e regras claras de guarda e exclusão. Pergunte também como você salva os documentos que precisa manter pelo prazo mínimo. Veja planilha ou sistema? e como migrar.
Onde o DocsPSI ajuda
| Risco do Drive e do Word | No DocsPSI |
|---|---|
| Autenticidade frágil | Prontuário assinado por você, com data; documentos com QR Code de autenticidade |
| Compartilhamento acidental | Isolamento por profissional: nenhuma outra conta acessa os seus pacientes |
| Conta pessoal mal protegida | Criptografia AES-256 em repouso e criptografia em trânsito |
| Consentimento sem registro | Termo confirmado antes de cada gravação, com aceite registrado de forma imutável |
| Escrever tudo à mão | Prontuário inteligente em 7 seções, em menos de 5 minutos depois da sessão |
| Arquivos soltos | Dossiê clínico por paciente, organizado na Linha do Tempo Terapêutica |
E o conteúdo clínico não é usado para treinar modelos de IA. Para sair do Drive sem perder nada, veja como migrar prontuários. Para começar, há o primeiro mês promocional do Plano Starter, com acesso a todas as funcionalidades e sem fidelidade.
Perguntas frequentes
Posso guardar prontuário no Google Drive?
Não é proibido, mas exige cuidados de segurança, e a autenticidade dos registros é frágil. O CFP orienta verificar antes se o meio garante autenticidade e segurança.
Prontuário em Word tem validade?
Tem, se cumprir estrutura, sigilo e guarda. O ponto fraco é a autenticidade: arquivos editáveis não mostram de forma confiável quando e por quem foram alterados.
Notion é seguro para prontuário?
É uma ferramenta genérica; avalie a segurança, a política de dados e a falta de recursos específicos de prontuário antes de usar.
Como sair do Drive sem perder nada?
Defina uma data de corte: o que é novo nasce no sistema, o histórico fica guardado com sigilo pelo prazo mínimo, e a primeira nota de cada paciente no sistema diz onde está o que veio antes. Veja como migrar prontuários.
Referências: Conselho Federal de Psicologia. Manual Orientativo de Registro e Elaboração de Documentos Psicológicos (CFP, 2025), itens 3 e 5.1 · Resolução CFP nº 01/2009 · Brasil. Lei 13.709/2018 (LGPD), art. 46.
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